Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung sehen sich heutzutage längst nicht mehr nur große Konzerne mit komplexen Anforderungen konfrontiert. Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen setzen deshalb auf ERP-Systeme, um ihre Prozesse und Arbeitsabläufe weiterhin kontrollieren und stärker optimieren zu können. Was dabei beachtet werden sollte, erklärt Haufe X360.
Eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung bildet sämtliche Geschäftsprozesse sowie deren Zusammenhänge effizient ab und wird schnell zum Herzstück einer Firma. Nach einer gelungenen Integration erleichtern zentralisierte Daten sowohl Entscheidungsfindungen als auch die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen. Zudem zeigt sich u.a., wo noch effizienter und eventuell automatisiert gehandelt werden kann und wie sich Kosten sowie Zeitaufwand einsparen lassen. Carsten Schröder, President of Cloud ERP bei Haufe X360, warnt deshalb davor, eine ERP-Einführung mal eben nebenbei zu versuchen: „ERP ist ein Leuchtturmprojekt für jedes Unternehmen, das wertgeschätzt werden sollte und dem Aufmerksamkeit zu widmen ist. In gewisser Weise definiert man hier das Rückgrat der Digitalisierung, das die Firma künftig trägt und auf das man aufbauen kann.“
Bedarfsanalyse ist Pflicht
Der erste Schritt zur Implementierung eines ERP-Systems muss immer eine Bedarfsanalyse sein, bei der die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens im Mittelpunkt stehen. Nur wer die aktuelle Ausrichtung seiner Firma wirklich versteht und auch Zukunftspläne mit einbezieht, kann die jeweils passende Lösung im Markt finden. Um beispielsweise später im E-Commerce auf zusätzliche Plattformen zu expandieren, sollte das ERP die dafür notwendigen Schnittstellen mitbringen. Zu komplexe Systeme ziehen allerdings gerne einmal unnötige Kosten nach sich, haben eine zu lange Implementierungsdauer und überfordern die eigenen Mitarbeiter.
Vorteil für die Cloud
Gerade für KMUs erweisen sich deshalb oft Cloud-Lösungen als die beste Wahl, da sie flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden können und mit dem Unternehmen mitwachsen. On-Premise-ERPs müssen auf unternehmenseigenen Servern und Rechnern installiert und dort durchgängig von fachkundigem IT-Personal gewartet werden – beim Cloud-Ansatz übernimmt dies der Lösungsanbieter selbst. Im Hinblick auf die sich wandelnde Arbeitskultur bietet die Cloud zudem weitere Vorteile: Mitarbeite benötigen lediglich einen Browser und eine Internetverbindung, um orts- und geräteunabhängig mit dem ERP-System zu arbeiten – auch am Smartphone. Im Optimalfall offeriert der ERP-Anbieter allerdings zusätzlich eine App, die das mobile Arbeiten erleichtert.
Erfahrene Experten beim ERP-Einsatz gefragt
Falls niemand im Unternehmen über ausgiebige Erfahrung mit der ERP-Einführung im jeweiligen Geschäftszweig verfügt, sollte immer auf externe Expertise zurückgegriffen werden. Die Auswahl des richtigen Implementierungspartners ist für den späteren Erfolg maßgeblich, zumal die Zusammenarbeit im Allgemeinen nicht mit dem dem Beginn des Livebetriebs des Systems endet. Ein geeigneter Partner hat dabei nicht nur umfassende Kenntnisse über das gewünschte ERP (und wurde deshalb vom Hersteller zertifiziert), sondern ist auch bestens mit Ihrer Branche und den Gesetzen sowie Gepflogenheiten des Landes vertraut. Zudem sollte er Prozessberatung anbieten und bei der Optimierung unterstützen können. Referenzen sind besonders wichtig, da sich viele potentielle Stolpersteine mit umfassender praktischer Erfahrung recht einfach aus dem Weg räumen lassen.
Alle Aspekte im Blick behalten
Eine auf dem Papier tolle Lösung kann im Live-Betrieb schnell an ihre Grenzen stoßen, falls bestimmte Aspekte nicht beachtet werden – selbst wenn Funktionsumfang, Performance und Leistungsfähigkeit eigentlich stimmen. Ein oft ignorierter Faktor sind die eigenen Mitarbeiter, die künftig mit dem System arbeiten und deshalb in den kompletten Implementierungsprozess einbezogen werden sollten. Das beste ERP-System nutzt schließlich kaum etwas, wenn die Belegschaft es anschließend nicht wirklich nutzen kann bzw. will, da es zu wenig verstanden wird oder zu umständlich zu bedienen ist. Mangelnde Benutzerfreundlichkeit frustriert die Anwender und erhöht das Risiko gravierender Fehler, wodurch im schlimmsten Fall wichtige Fachkräfte und Kunden abwandern.
Benutzerfreundliche Systeme zeichnen sich unter anderem dadurch aus, dass sich Funktionen schnell und flexibel an die individuellen Aufgaben und Prozesse des Unternehmens anpassen lassen, wobei auch nachträgliche Änderungen möglich sind. Sie gehen zudem spezifisch auf die Erfordernisse der einzelnen Mitarbeiter ein, um beispielsweise für sie irrelevante Inhalte und Informationen gleich auszufiltern und so für mehr Übersicht zu sorgen. Zusätzlich bieten sie Optionen, mit denen Benutzer schnell auf Fehler aufmerksam werden und sie gleich unkompliziert selbst beheben können.
Um den Mitarbeiter die vielfältigen Möglichkeiten näher zu bringen und Feinheiten bei ihrer Anwendung zu vermitteln, laden Anbieter von ERP-Systemen gern zu Trainings und Webinaren. Dabei ist es äußerst wichtig, dass diese sich weniger auf die allgemeinen Fähigkeiten der Lösung konzentrieren, sondern speziell auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zugeschnitten wurden.
